Les logiciels de comptabilité et de gestion sont devenus courants, voire même incontournables dans l’administration commerciale. En parallèle, les fraudes fiscales vont bon train. A défaut de ne pouvoir imposer un logiciel en particulier, l’administration concernée a par conséquent mis en place la norme NF525 afin de mettre tous ces logiciels à niveau. Mieux comprendre son importance permet au commerçant d’y voir plus clair.

Entre pratique et théorie : focus sur la norme NF525 et ses obligations

Dans la théorie, le logiciel est un dispositif informatique équipé d’une fonctionnalité de caisse. Ce qui signifie que le système peut enregistrer les opérations de paiement relatives aux ventes de biens et services réalisées par le professionnel. En d’autres termes, il est indispensable pour garder une traçabilité des transactions. Dans tous les cas, ces logiciels de gestion doivent être mis à la norme NF525.

La norme NF525, pour qui ?

La norme NF525 s’applique à la majorité des commerçants qui emploient une caisse enregistreuse. Tout système informatisé de pesage ou logiciel de caisse devra dorénavant être certifié NF525, dès lors qu’il est équipé d’un logiciel de gestion et de comptabilité, certifié par le Laboratoire National de métrologie et d’Essais ou l’Association Française de NORmalisation. Cette norme est donc obligatoire à tout logiciel employé aux opérations avec la TVA. Une lourde amende est prévue par la loi en cas de non-respect de cette norme. Les commerçants concernant par cette disposition ont 60 jours pour la régularisation de leur situation.

Les obligations à la clé de la norme NF525

Il convient de rappeler que la loi n’impose pas aux commerçants de disposer du logiciel de caisse. Par contre, les commerçants qui en disposent sont sommés de mettre leur logiciel à jour avec la norme NF525, sous peine d’amende. Par ailleurs, le professionnel a l’obligation de demander à son fournisseur de faire la requête du certificat de conformité. En effet, ce dernier n’est pas fourni systématiquement avec le logiciel de gestion.

Les réglementations prévues par la norme NF525

Le but de la mise en place de la norme NF525 est de lutter contre la fraude à la TVA. Pour y parvenir, le logiciel a donc été doté de plusieurs paramètres, en respectant 4 conditions pour une totale transparence des données :

• Inaltérabilité des données
• Sécurisation des données
• Conservation des transactions
• Archivage des opérations

 

L’inaltérabilité fait référence à la sauvegarde de toutes les opérations réalisées, incluant les corrections. Il ne faut en aucun cas les effacer. Toutes rectifications apparaîtront impérativement dans les écritures comptables. Pour ce qui est de la sécurisation, elle concerne celle des données et des éléments relatifs à leur origine, ainsi qu’à toute modification ou justification. Concernant la conservation, le logiciel certifié NF525 doit donc prévoir une clôture pour que le calcul d’une période soit précis. Quant à l’archivage, il s’agit tout simplement de la garantie et de l’intégrité des informations enregistrées. Elles pourront de ce fait être consultées à tout moment par l’administration fiscale. Les commerçants ont l’embarras du choix quant à ce qui est d’opter pour un logiciel de comptabilité et de gestion pour leur établissement. Plus de renseignements sur ce site : Waapos.com